Anunţuri şi Evenimente

Опубликована статья Юлии Влад, бизнес-тренера, эксперта в области ТМ, в журнале «Управление персоналом» - Украина, №2 (197), 2010 «Территория личной эффективности».

Территория Личной Эффективности: какую систему  Тайм-менеджмента  применять, чтобы делать все вовремя?

Сколько раз вы пытались «начать новую жизнь с понедельника»?
Сколько раз пробовали составлять список дел, который  нужно  было выполнить  прямо сегодня?
Сколько раз эти попытки терпели неудачу?
А как вы думаете, почему?

Возможно потому, что ваше искреннее  желание,  является хоть и  необходимым, но далеко не достаточным условием,  для радикального изменений вашей личной эффективности.
Несмотря на то, что систем и технологий по управлению временем существует достаточно много,  сегодня мы  поговорим о двух  замечательных современных системах тайм-менеджмента, распространение которых, в корне изменило взгляды многих людей на свою жизнь и ее продуктивность.
Представляю вашему вниманию, дорогой читатель, Дэвида Аллена и его систему Getting Things Done, отраженную в его одноименной книге и работу Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей», о принципах и привычках, помогающих изменить мышление и дать инструменты для развития личности.
Обе работы, благодаря качеству и глубине изложения, обрели просто сумасшедшую популярность, и продолжают завоевывать поклонников и последователей  во всем мире и регулярно занимать ведущие места в списке бестселлеров.

Давайте вместе разберемся, что позволило каждому автору стать признанным экспертом в области тайм-менеджмента и личной эффективности?
Итак, ключевая идея Дэвида Аллена – в том, что для успешной самоорганизации нам нужно быть готовыми ко всему. А сделать это проще всего, когда голова «пустая». Чаще всего входящая информация образует у нас в голове в бесформенную кучу. Отсюда и появляется ощущение «непонятно, куда бежать». Поэтому голову надо освободить от входящей информации, а саму информацию – научиться сортировать.
Если мы внимательно посмотрим на свое рабочее место, то, наверняка увидим там и сям много разного рода напоминаний о несделанных вещах — от стикеров на мониторе и каких-то бумажек с  заметками,  до ненужных «дивайсов» в столе. Все это постоянно отвлекает наше внимание, не позволяя нам освободить его для более интересной деятельности.

Выход есть — собирать абсолютно всю поступающую информацию в одном месте (inbox). И затем  четко разделять ее на:
1.    Действия, которые можно сделать, отложить или делегировать;
2.    Справочную информацию, которая может пригодиться сейчас или позже;
3.    Мусор, который можно смело выбросить в корзину.

Очень хорошо процесс сортировки входящей информации  отражает данная схема.

Как мы видим из данной схемы, очень важно:
1.    Иметь один внешний носитель /папка для сбора информации. Это может быть и бумага, и диктофон, и ноутбук, и КПК или их комбинация. Важно, все собрать в одном месте.
2.    После обработки папка должна стать пустой. Никаких исключений ни для чего.
3.    Ничего не может вернуться в папку «входящие».
4.    Следующий вопрос, который необходимо себе задать: необходимо ли предпринимать что-нибудь по этому поводу?
■   Если ответ «нет», то существует три варианта дальнейшего развития событий: отметить как «справочную информацию», отложить («когда- нибудь/может быть»), или выкинуть как ненужный мусор.
■    Если же ответ «да», в этом случае есть тоже несколько вариантов развития событий.
■    «правило двух минут» звучит так: если дело занимает меньше двух минут, то его нужно сделать незамедлительно.
■    мы можем также дело делегировать и переместить в «список ожидания».
■    либо подумать, какое следующее конкретное действие необходимо предпринять, чтобы приблизиться к цели.
Какие есть еще важные рекомендации?
Группировать дела в зависимости от места (рабочее место, магазин, дом и т.д.) и вида деятельности (звонки, почта, встречи). Плюс, учитывается время, энергия и важность дела. Привязка по времени осуществляется в календаре, только для жестко фиксированных по срокам дел.
Проводить еженедельный обзор с различных «высот»:
Взлётная полоса — это список последующих действий. Производится оценка того, сколько задач выполнено, все ли дела, которые необходимо сделать внесены в списки и т.д.
10 000 футов — это список проектов. Он определяет то, чем необходимо заниматься в течение недели. Это позволяет создать базу для определения того, чем заниматься в свободное время и т.д.
20 000 футов — уровень, на котором определяются роли, текущие обязанности. Они подразделяются на личные и рабочие. Они определяют те круги обязанностей, которые сейчас у вас есть. На основе этого уровня можно создавать новые проекты. Также эти списки позволяют определять, на какие сферы деятельности нужно обращать больше внимания.
30 000, 40 000 и 50 000 футов — определяют планы на будущее. Различаются эти уровни только сроками. Либо это планы на год (30 000), либо на 3 года (40 000), либо мысли о цели жизни и её достижении (50 000).
Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам. Видение, полученное из этих обзоров, позволяет управлять личными приоритетами, которые, в свою очередь, определяют приоритет того, нужно ли выполнять и когда выполнять конкретные задачи и поручения, собранные во время процесса управления рабочим процессом.
И хотя, расстановку приоритетов обычно относят к слабым сторонам системы GTD, так как общий механизм приоретизации слабый, данная система позволяет существенно повысить продуктивность. Также одним из полезнейших последствий использования этой системы является существенное снижение стрессов и появление ощущения контроля над ситуацией.
В дополнение удобно использовать еще какой-то инструмент «приоретизации».
В отличие от рассмотренной выше методики GTD, Стивен Кови в своей работе предлагает не столько методику тайм-менеджмента, сколько целую философию и изучение навыков, свойственных эффективным людям.
Позвольте задать Вам два вопроса:
Вопрос 1: Назовите что-то одно, что вы могли бы сделать (а в настоящее время не
делаете) и что, если это делать регулярно, привело бы к огромным позитивным переменам в вашей личной жизни.
Вопрос 2: Назовите что-то одно, что могло бы  принести аналогичный результат в сфере вашего бизнеса или в профессиональной жизни.
Задумались? А ведь это просто потрясающая возможность  создания регулярной полезной привычки, приводящей к  долгосрочному результату.
Каким же образом, следует планировать свои цели и задачи, чтобы это дало долгосрочный эффект?
Чтобы это получалось наилучшим образом,  с точки зрения Стивена Кови, как и Дэвида Аллена надо организовывать свою жизнь на основе недельного планирования. Это намного эффективнее ежедневного планирования.
Но в отличие от Дэвида Аллена, Стивен Кови предлагает взять за основу планирование с учетом ролей, которые человек выполняет в социуме.
Например, я реализую следующие роли: дочь, жена, мама, бизнес-тренер, руководитель тренингового департамента, эксперт по Тайм-менеджменту, подруга, коллега и личность, которая заботиться о своем развитии.  И это еще неполный список. ))
Соответственно, следующий этап - выбор целей (2-3 самые важные), т.е. результаты, которые я бы хотела достичь для каждой из этих ролей в течение недели.
Например, как бизнес-тренер, я планирую:
1. Провести  тренинг по основам построения личного бренда.
2. Создать сообщество тренеров в Кишиневе.
3. Сделать тренинг для тренеров. И в рамках его подготовить дистанционный курс по ТМ как демонстрацию продвинутых дистанционных технологий.
А, как мама, я планирую на этой неделе больше времени уделять сыну:
1. Более тщательно делать с ним уроки и регулярно учить иностранные слова.
2. На выходные пойти в кино.
3. Нарисовать что-то вместе и прочитать интересную книжку.
На третьем шаге, собственно, нужно цели спланировать, т.е привязать к определенному дню недели и даже часу. Распределить, какое дело является "жестким" по привязке ко времени и месту, а что, может быть гибко распределено, в зависимости от контекста и, как бы сказал, Дэвид Аллен, "энергии для воплощения в реальность".
Ну и наконец, ежедневный обзор и адаптация в виде приоретизации и целесообразной реакции на непредвиденные обстоятельства, отношения и события.
Важность ежедневного обзора задач и целей также важна в системе планирования Стивена Кови,  как и у Дэвида Аленна.
И еще, что очень важно - роли должны соответствовать миссии, ценностям и долгосрочным целям вашей жизни.
За что я люблю Стивена Кови? Почему его книга "7 навыков высокоэффективных людей" в списке первых книг, которые я рекомендую для прочтения своим слушателям?
С точки зрения Стивен Кови, и в этом их принципиальное отличие с системой GTD Дэвида Аллена, невозможно стать эффективным с помощью внешних средств, систем и т. д. , какими хорошими бы они не были. Через всю его работу красной нитью проходит мысль о том, что для достижения настоящей эффективности необходимо в первую очередь изменить себя, свой характер, своё отношение к событиям. 

Этот принцип он называет "изнутри наружу", а сам принцип основывается на понимании своих ценностей, убеждений и  ролей, которые мы играем в обществе.